Rekisteri- ja tietosuojaseloste – WestStar Oy

Rekisterinpitäjä

WestStar Oy (”WS” tai ”Yhtiö”)
Y-tunnus: 2223699-7
Osoite: Aleksanterinkatu 17B, 15110 Lahti

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Asiakasrekisteripäällikkö
WestStar Oy
Aleksanterinkatu 17B, 15110 Lahti
Sähköposti: tietosuoja@weststar.fi

Rekisterin nimi

WestStar Oy:n asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri (”WestStar Oy:n asiakasrekisteri”)

Mitä ovat henkilötiedot

Henkilötiedot ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (ihmiseen) liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana henkilönä pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen tai yhden tai useamman henkilölle tunnusomaisen tekijän kuten fyysisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilökortin tai passin numero, paikannustiedot, IP-osoite ja puhelimen mainostunnistin.

WS:n käsittelemät henkilötiedot koskevat toimeksiantajiemme, asiakkaidemme, muiden palvelun toimittajiemme ja työnhakijoiden henkilötietoja eri tarkoituksessa ja eri perustein. Käsittelemme henkilötietojasi vain, kun siihen on lainmukainen peruste.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

WS harjoittaa luvanvaraista ja laissa säädetty ammattimaista perintätoimintaa. Henkilötietoja käytetään ja käsitellään WS:n toimesta velkasuhteesta johtuvien saatavien perintätoimintaan liittyvien tehtävien ja palveluiden tarjoamiseen ja toteuttamiseen velan elinkaaren eri vaiheissa, sekä WS:n ja sen asiakkaiden välisen sopimussuhteiden hoitamiseen, markkinointiin ja asiakkaiden tunnistamiseen.

Yhtiö harjoittaa myös asuntovuokraustoimintaa. Henkilötietoja käytetään ja käsitellään WS:n toimesta vuokrahakemusten käsittelyssä ja vuokranantajan ja vuokralaisen välisten sopimussuhteiden hoitamiseen ja asiakkaiden tunnistamiseen.

Lisäksi rekrytoinnin yhteydessä käsitellään työhakijoiden henkilötietoja meille lähetettyjen työhakemusten läpikäynnissä, työnhakuun liittyvissä haastatteluissa ja työsopimuksen solmimisessa.

Tietojen kerääminen ja käsittely perustuu aina joko a) Sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; b) Lakisääteiseen velvoitteeseen; c) oikeutettuun etuun eli perusteltuun syyhyn tai d) suostumukseen.

Sopimuksen täytäntöönpano ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen

• sopimuksen muodostaminen, hallinnointi ja varmistaminen
• perintätoimeksiannon käsittely ja toimeenpano (velkasaatavatiedot)
• yhteystietojen hallinnointi
• maksusuoritusten hallinnointi (pankkiyhteystiedot)
• perintätoimeksiannon seuranta (luottotiedot, maksukykytiedot, tehdyt toimenpidetiedot kuten perintäkirjeet ja maksusuunnitelmat)
• asiakkuuden käsittely asiakaspalvelussa mukaan lukien asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.

Lakisääteiset velvoitteet

• rekisteröityjen yksilöinti, tunnistaminen ja tunteminen (selonottovelvollisuus ja ”tunnista asiakkaasi” – käytännöt)
• rikollisen toiminnan ehkäisy ja tutkinta
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estävä toiminta (pakote- ja jäädytyslistojen seuranta ja valvonta)
• rahanpesunlainsäädännön vaatimusten täyttäminen Suomen rahanpesua ja terrorismin rahoituksen estämistä koskevan lain sekä Suomen Aluevalvontaviraston antamien rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisen vastaisten toimenpiteiden koskevien määräysten ja ohjeiden mukaisesti (edunsaajaselvitykset ja selvitys poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön statuksesta eli PEP-status).
• perintätoimintaa ohjaavien sääntöjen mukainen tarkastus ja toiminta (Valvova viranomainen on Etelä-Suomen Aluehallintovirasto)
• hyvään perintätapaan liittyvien toimintojen ylläpitäminen
• viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa kirjanpitolaista, kuluttajansuojalaista sekä tietosuojalaista, pakotelaista tai laista varjojen jäädyttämisestä terrorismin torjumiseksi
• valitusten käsittely

Oikeutettu etu

• tunnistautuminen sähköisten kanavien kautta kirjautumiseen
• yhteydenpito asiakkaisiin, työnhakijoihin, yhteistyökumppaneihin ja muihin sidosryhmiin
• asiakastyytyväisyyskyselyt ja tietojen käyttö asiakaspalvelun laadunvalvonnassa ja työntekijöiden seurannan yhteydessä
• erimielisyyksien ratkaiseminen
• oikeudellisten prossien hallinnointi (saatavien perintään liittyvät tilanteet ja toimenpiteet)
• hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen
• liiketoiminnan, järjestelmien palveluiden ja tuotteiden kehittäminen, mukaan lukien testaus
• anonymisoidun tai pseudonymisoidun datan analysointi, profilointi ja testaus palveluiden kehittämiseksi ja tehostamiseksi
• rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tai ulkoistettujen rekisteritietojen käsittelijöiden kanssa tiedon jakaminen silloin, kun se on välttämätöntä sisäisten hallinnollisten ja konsernitason velvoitteiden tai lakisääteisten selonottovelvollisuuksien tai raportointivelvoitteiden täyttämiseksi
• rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden suorittaminen

Suostumus

• rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen. Sähköistä suoramarkkinointia ei kohdenneta ilman nimenomaista suostumusta rekisteröidyltä. Suostumus kysytään verkkohakemuksen yhteydessä ja suostumuksen tunnistettu rekisteröity voi perua ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen. Kerättävät tiedot vaihtelevat tarjottujen ja haettujen palveluiden ja tuotteiden mukaan. Lisäksi tietojen keräämiseen laajuuteen vaikuttaa asemasi sopimuksen täytäntöönpanossa eli oletko toimeksiantaja, laskuttaja, velkoja tai edellä mainittujen asiakas eli maksaja tai velallinen vai oletko perinnän sidosryhmään kuuluva henkilö, kuten edunvalvoja, pesänselvittäjä, velkaneuvoja tai ulosottoviranomainen vai liittyvätkö tiedot asunnon vuokraukseen tai rekrytointiprosessiin.

Keräämämme henkilötiedot voivat olla ns. yksilöintitietoja kuten henkilötunnus, koko nimi ja IP-osoite; yhteystietoja kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite; taloudelliset tiedot kuten tiedot varoista ja veloista ja luottotiedoista; lakisääteisiin vaatimuksiin ja verotukseen liittyvät tiedot kuten yhtiön edunsaajan tiedot ja verotiedot sekä perintään liittyvien sidosryhmien antamat tiedot kuten oikeudellisen perintään liittyvät tiedot ja ulosoton tiedot.

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite, luottotiedot, avoinna oleva perittävä velka, ulosoton tiedot, haastehakemuksen tiedot, maksusuunnitelmatiedot ja perinnän toimenpidetiedot.

Rekisteri voi sisältää myös mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, verkkokäyttäytymistiedot sekä asiakas- ja asiointisuhdetta koskevat tiedot, kuten osapuolten väliset sopimus- ja laskutustiedot, asiakaspalautteet ja asiakaskyselyiden tulokset.

Perintä: Sopimuksen täytäntöönpanoon ja velvoitteiden täyttämiseen ja/tai oikeutettuun etuun liittyviä käsiteltäviä tietoja ovat mm.

• yksilöinti- ja tuntemistiedot tiedot (mukaan lukien henkilötunnus)
• yhteystiedot
• edustajan tai asiamiehen tiedot
• velkasaatavaa koskevat tiedot (saatavaa, saatavan määrää ja perustetta koskevat tiedot)
• taloudellista tilannetta koskevat tiedot
• Luottotiedot
• edustajan ja/tai asiamiehen tiedot
• edunvalvontaa koskevat tiedot
• asiakkuuden tiedot (alkamisajankohta, toimenpidetiedot ja asiointia- ja palvelutilanteita koskevat tiedot)
• yhteydenpito asiakkaaseen (toimeksiantajaan tai hänen edustajaansa tai asiakkaaseen/velalliseen)
• pankkiyhteystiedot
• asiakkaan tunnistautumiseen liittyvät tiedot
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen tarvittavat tiedot (pankki- ja maksutilit, asiakkaan taloudellinen asema)
• maksusuorituksiin liittyvät tiedot ja maksukäyttäytymistiedot

Perintä: Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyviä käsiteltäviä tietoja ovat lisäksi mm.

• asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot (KYC ja AML)
• maksusuorituksiin liittyvät tiedot ja maksukäyttäytymistiedot
• velkasaatavaa koskevat tiedot (rekisteri-ilmoitukset / Positiivinen luottotietorekisteri)
• tilinumerotiedot
• verotukseen liittyvät tiedot
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen tarvittavat tiedot (toimeksiannon antavan yrityksen tai henkilöasiakaan edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet ja oikeushenkilön tosiasiallisten edunsaajien nimet, syntymäajat, suomalaiset henkilötunnukset tai sen puuttuessa kansalaisuus).

Suostumukseen liittyviä käsiteltäviä tietoja ovat mm.

• PERINTÄ: Terveystiedot (silloin kun tiedot on saatu henkilöltä tai velan perusteena, ja tiedot ovat perinnän kannalta välttämättömiä)
• REKRYTOINTI: työnhakijan hakemustiedot ja liitetiedot ja niiden säilyttäminen (ansioluettelo)

Perinnän sidosryhmät: Perinnän sidosryhmien kuten asiakasta edustavan edunvalvojan, asiamiehen tai muun yhteyshenkilön, pesänselvittäjän tai velkaneuvojan tai toimeksiantajan edustajan tai ulosottoviranomaisen kohdalla käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöinti- ja tuntemistiedot (mukaan lukien henkilötunnus)
• Yhteystiedot (osoite ja puhelinnumero)
• Tehtävänimike yrityksessä/organisaatiossa
• Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot
• Valtakirjalla olevat muut mahdolliset tiedot

Muut palveluntuottajat ja -palveluntoimittajat: Palveluntuottajilta ja -toimittajailta keräämämme henkilötiedot perustuvat palvelusopimuksen tekemiseen ja toteuttamiseen. Palvelukumppanuuksiin voi liittyä myös oikeutettuja etuja, kuten palveluntoimittajien tietojen ylläpito. Osa palveluntoimittajista voi käsitellä henkilötietoja WS:n puolesta, jolloin WS on tehnyt palvelusopimuksen liitteeksi ohjeet henkilötietojen käsittelystä WS:n puolesta. Mikäli palveluntoimittaja käsittelee tietoja WS:n puolesta on kyseessä lakisääteinen peruste tai oikeutettu etu.

• Yksilöinti- ja tuntemistiedot
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Tehtävänimike yrityksessä/organisaatiossa
• Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot

Vuokra-asunnon hakija ja vuokralainen: Keräämme henkilötietoja vuokra-asunnon hakijalta hakemuksen yhteydessä tai puhelimitse tai sähköpostitse. Lisäksi vuokralaiselta tarkistetaan luottotiedot sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä pankkiyhteystiedot. Henkilötietojen käyttö perustuu täten sopimuksen täytäntöönpanoon tai oikeutettuun etuun. Voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• Yksilöinti ja tuntemistiedot
• Yhteystiedot
• Luottotiedot
• Muut hakemuksen tiedot (perhesuhteet, muut muuttajat)
• Vuokravakuustiedot
• Pankkiyhteystiedot
• Mahdolliset takaajan tiedot
• Mahdolliset suosittelijat tiedot
• Mahdolliset työnantajan tiedot
• Mahdolliset muut tiedot lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Työnhakija: Rekrytointivaiheessa voimme kerätä ja käyttää henkilötietoja, jotka saamme hakijalta tai työnhakijan edustajalta kuten rekrytointitoimistolta.

• Yksilöintiedot
• Yhteystiedot
• Työhakemuksen tiedot (koulutus, työhistoria ja suositukset)
• Luottotiedot (avoimeen tehtävään valitulta)
• Soveltuvuusarvioinnin perusteella saadut tiedot
• Sähköpostiviestit (hakija ja/tai rekrytointitoimisto)

Automaattinen käsittely ja profilointi

Yhtiö ei käytä automatisoitua päätöksentekoa.

Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan automaattista henkilötietojen käsittelyä, jota käytetään arvioitaessa luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoimaan tai ennakoimaan esimerkiksi luonnollisen henkilön taloudellista tilannetta. WS voi lain sallimissa puitteissa ja oikeutettuna etuna kerätä ja käyttää profilointitietoa muuhun kuin sopimuksen täytäntöönpanoon. Profilointitietoa voidaan käyttää esimerkiksi markkinointitarkoituksissa tehtävissä asiakasanalyyseissä ja apuna maksutapahtumien tarkkailussa petosten estämiseksi ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

WS kerää henkilötietoja pääsääntöisesti suoraan asiakkailta tai asianomaisten osapuolilta toimeksiantosopimusta tai asunnon vuokrasopimusta tehtäessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä perintätoimia tehtäessä internetistä, puhelimitse, sähköpostilla tai muualla vastaavalla tavalla oltaessa yhteydessä asiakkaaseen tai asianomaiseen osapuoleen. Yhtiö voi myös tallentaa esimerkiksi sähköpostitse annettuja ja välitettyjä viestejä, jos rekisteröity on yhteydessä esimerkiksi asiakaspalveluun. Yhtiö tarkistaa myös luottotiedot ja väestörekisteritiedot.

Evästeiden kautta yhtiö voi myös tallentaa tietoja siitä, miten rekisteröity käyttää yhtiön asiakasportaalia tai verkkopalveluja. Aika ajoin WS voi pyytää rekisteröidyltä lisätietoja, jolla yhtiö varmistaa, että tiedot ovat ajan tasalla ja oikeat täyttääkseen erityisesti lakisääteisiä velvoitteita asiakkaan tuntemista.

Eväste on tunnistetieto, jonka palvelu lähettää koneellesi. Evästeiden avulla yhtiö hallitsee palvelutapahtumaa parhaan käyttäjäkokemuksen ja palvelun yleisen tason varmistamiseksi. Evästeitä voidaan käyttää myös www-sivuston käytön analysoimiseen markkinointia ja laaduntarkkailua varten. Rekisteröity voi valita salliiko evästeiden käytön ja hyväksyykö evästeistä vain välttämättömät vai kaikki evästeet. Valinnan voi tehdä WS:n verkkosivuilta kohdasta ”Evästeasetukset”. Mikäli käyttäjä ei hyväksy välttämättömiä evästeitä, voi palvelu lakata toimimasta joko kokonaan tai osittain.

Rahanpesulaki rahanpesun ja terrorisimin rahoittamisen estämisestä asettaa yhtiölle velvoitteita tuntea asiakas, joiden perusteella yhtiö on velvoitettu keräämään henkilötietoja yrityksen edunsaajista sekä yrityksen edunsaajien tai johdon mahdollisesta merkittävästä roolista tai toiminnasta politiikassa. Yhtiö saattaa myös joutua kysymään tarkemmin yrityksen liiketoiminnasta, raha-asioista ja raha-asioiden hoitamisesta, joiden yhteydessä yhtiö voi kerätä henkilötietoja.

Vuokra-asunnon hakijalta tai vuokralaiselta yhtiö pyytää ja kerää henkilöllisyystiedot, yhteystiedot hakemuksen yhteydessä ja täydentää tarvittaessa muita henkilötietoja hakemusprosessin eri vaiheissa.

Rekrytointiprosessissa yhtiö pyytää ja kerää henkilöllisyystiedot, yhteystiedot, tietoja koulutuksesta ja taidoista sekä joissakin tapauksissa profilointitietoja kuten hakijan sukupuoli, nykyisen työnantajan tiedot, kansalaisuus ja ikä. Lisäksi yhtiö käsittelee rekrytointiprosessin aikana sähköpostiviestintää hakijan ja mahdollisen rekrytointitoimiston välillä. Yhtiö kerää myös tietoja suosittelijoista.

WS:n palveluita käytettäessä̈ yhtiö kerää tietoja myös lain sallimissa rajoissa julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja kolmansilta osapuolilta lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kolmansien osapuolten lähteitä ovat mm. viranomaisten ylläpitämät rekisterit ja järjestelmät kuten väestötietojärjestelmät sekä veroviranomaiselta, ulosottolaitokselta ja/tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmistä̈ (esimerkiksi YTJ) saadut tiedot. Yhtiö tarkistaa myös taloustiedot ja maksuhäiriömerkinnät. Pakotemenettelyn ja varojen jäädyttämislain puitteissa WS on myös velvoitettu tarkistamaan ja keräämään tietoa myös EU:n ja YK:n sekä muiden kansallisten järjestöjen ylläpitämistä pakote- ja sanktiolistoista sekä Keskusrikospoliisin ylläpitämästä jäädyttämispäätöslistasta. Pakote- ja jäädytyslistojen tarkistaminen on ulkoistettu tähän tarkoitukseen palveluja tarjoavalle yritykselle, joka käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

WS voi luovuttaa rekisteritietoja ulkopuoliselle taholle, mikäli siihen on lain mukainen peruste kuten viranomaisen pyyntö tai tuomioistuimen päätös. Lainsäädännön ja velvoitteiden sallimissa rajoissa voimme luovuttaa myös tietoja palvelumme tuottamiseen osallistuville tahoille kuten esimerkiksi perinnän toimeksiantaja-asiakkaalle, yhtiön toimintaa valvoville viranomaisille, numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille sekä Digi- ja väestövirastolle tietojen tarkistamiseksi

Yhtiö voi myös luovuttaa henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, mikäli nämä tahot käsittelevät henkilötietoja WS:n lukuun tai WS:n puolesta. Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi WS:n maksuliikenteestä, laskutuksesta, tilintarkastuksesta, asianajopalveluista, IT-järjestelmätuesta, IT-palveluista ja toiminnan kehittämisestä vastaavat yritykset mukaan lukien WestStar-konsernin sisäiset palveluntarjoajat. Ulkoisia palveluntarjoajia ovat myös luottotietoyhtiöt, ulosottoviranomainen ja rahanpesulain mukaisen asiakkaan tunnistamiseen ja pakotemenettelyn seurantaan palveluja tarjoava yritys. Rekrytointitapauksissa henkilötietoja voi käsitellä rekrytointitoimisto ja konsernin taloushallinnosta yksilöidyt henkilöt.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhtiö pyrkii välttämään tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yhtiö käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia käsiteltyjen henkilötietojen tallentamisessa ja säilyttämisessä. Pilvipalvelutarjoajan palvelimet, jonne henkilötietoja tallennetaan, saattavat sijaita myös EU-alueen ulkopuolella esimerkiksi Yhdysvalloissa. Yhtiö pyrkii siirtämään tietojen siirron ja säilyttämisen EU:n tai ETA-alueella toimiville palvelimille, jos se on mahdollista. Muissa tapauksissa yhtiö pyrkii varmistamaan, että siirto tehdään tiedonsiirtoa koskevan EU:n antaman sääntelyn mukaisesti ja että kohdemaan tietosuojalainsäädäntö takaa Euroopan komission päätöksen mukaan riittävän tietosuojan tason.

Rekisteritietojen suojauksen periaatteet

Henkilö- ja yritystiedot säilytetään luottamuksellisina. WS:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla tahoilla on vaitiolovelvollisuus kaikkiin asiakas- ja rekisteritietoihin. Rekisterin hallintaympäristö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Tietotekniikkakumppanien tietoverkko on suojattu palomuurilla tai muilla tarvittavilla toimenpiteillä̈. Yhtiö päivittää ja testaa tietoturvaa säännöllisesti.

Rekisterinpitäjällä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvalla yhtiöllä on oikeus käyttää rekisterissä olevia tietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Osa rekisteriin sisältyvistä tiedoista on julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista tai rekistereistä, muutoin tiedot ovat luottamuksellisia. Henkilötunnusta käytetään niissä asiakirjoissa, joissa asiaa käsittelevät viranomaiset sitä edellyttävät tai käyttäminen on muutoin välttämätöntä asian ja rekisteröidyn yksilöimiseksi.

Rekisterin mahdollinen manuaalinen aineisto, kuten osa yhteistyö- ja luottosopimuksista säilytetään rekisterinpitäjän toimipaikassa lukituissa tiloissa, jonne ei ulkopuolisilla ole pääsyä. Rekisterinpitäjän toimitiloissa on valvonta ja hälytysjärjestelmä.

Rekisteri sijaitsee suojatussa ja valvotussa laitetilassa. Sähköisesti tallennettu tieto säilytetään asianmukaisesti suojatussa, käyttäjätunnistuksen vaativassa tietojärjestelmässä, jonne käyttäjätunnukset on vain työssään järjestelmää tarvitsevilla.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole edellytyksiä. Tietojen säilytysaika määräytyy lain, sopimusvelvoitteen noudattamisen, käyttötarkoituksen sekä oikeutetun edun perusteella. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat muun muassa kirjanpitolaki (11336/997), laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) sekä Tietosuojalainsäädäntö. Tavanomaisesti tietoja säilytetään seitsemän vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Työnhakijoiden hakemuksia liitteineen säilytetään 12 kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan tietojen säilyttäminen perustuu suostumukseen, eli työnhakija voi koska tahansa ilmoittaa, mikäli haluaa tietonsa poistettavaksi aiemmin, kun mainitun ajan kuluttua.

Manuaalinen aineisto hävitetään tuhoamalla fyysiset asiakirjat. Sähköisesti tallennettu tieto hävitetään tuhoamalla asianmukaiset tiedostot.

Rekisteröidyn informointi

Rekisteröityä informoidaan tietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä rekisterinpitäjän internet-sivuilla. WS suosittaa rekisteröityjä säännöllisesti tarkistamaan uusimman version selitteestä yhtiön verkkosivuilta.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä̈ on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa, mitä̈ itseään koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Edellytys tälle on, että WS voi tunnistaa rekisteröidyn luotettavalla tavalla, jotta asiattomat eivät saa pääsyä rekisteröidyn tietoihin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää̈ kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle taholle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.

Rekisteröidylle ilmoitetaan tiedot, joita hänestä on mahdollisesti tallennettu, mihin tietoja käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee ne lailliset syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Rekisteröidyn oikeus tiedon korjaamiseen tai tietojen poistamiseen

Mikäli tallennetussa tiedossa on virhe, se on tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Niissä tilanteissa, joissa WS:n henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa tällainen suostumus, milloin tahansa.

Rekisteröidyn muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rajoittamis- ja vastustusoikeus: Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan tai lopettamaan kokonaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn laissa säädetyin perustein. Mikäli WS kuitenkin on laillinen perusteltu syy tällaisten henkilötietojen käsittelyyn, ei yhtiöllä ole velvollisuutta rajoitusta tai kieltoa noudattaa.

Siirto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus esittää huomautuksia ja valituksia viranomaiselle: Rekisteröity voi lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymyksen yllä mainittuun osoitteeseen tai suoraan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus reklamoida henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutettu (Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki), jonne voi myös olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa (www.tietosuoja.fi).