Mikä on viitenumero?
Viitenumero on numerosarja, jonka perusteella vastaanotettu maksu voidaan kohdistaa oikeaan laskuun. Laskun viitenumero on yleensä laskussa eräpäivän ja maksettavan summan vieressä. Jos laskussa on ilmoitettu viitenumero, sitä kannattaa käyttää, sillä ilman viitenumeroa tehty maksusuoritus voi olla vaikea kohdistaa oikeaan laskuun.
Miten viitenumero muodostuu?
Kotimainen viitenumero, jota käytetään suomessa laskuttaessa, on 4-20 numeron pituinen numerosarja. Viitenumeron pituus on suositeltavaa pitää mahdollisimman lyhyenä, jotta vältytään mahdollisilta virheiltä. Tyypillisesti viitenumero muodostetaan esimerkiksi asiakasnumeroon tai laskun numeroon perustuen.
Kotimainen viitenumero sisältää pelkkiä numeroita, mutta kansainvälinen viitenumero alkaa aina kirjaimilla ”RF” ja voi sisältää myös muita kirjaimia. Lisäksi kansainvälinen viitenumero voi olla pidempi kuin kotimainen.
Viitenumeron luominen ja tarkistaminen
Viitenumeroa ei voi täysin keksiä itse, sillä sen luominen tapahtuu tietyn kaavan avulla, mutta tätä laskukaavaa ei välttämättä tarvitse opetella, sillä numerosarjan laskemiseen on käteviä viitenumerolaskureita. Numerosarjan viimeinen numero on aina tarkastusnumero, jonka tarkoituksena on tallennusvirheiden estäminen ja oikeinkirjoitus on helppo varmistaa esimerkiksi verkkopankissa.
Viitenumeron tarkistusnumero lasketaan kertomalla sen pohjana toimivat numerot oikealta vasemmalle painoilla 7, 3, 1, 7, 3, 1... ja näiden tulot lasketaan yhteen. Tulojen summa vähennetään seuraavasta täydestä kymmenestä ja tästä saadaan tarkistusnumero. Jos numeroksi tulee 10, käytetään sen sijasta numeroa 0.
Viitenumerokaavan esimerkki:
Asiakasnumero: 135
Laskunumero: 468
Viitenumeron pohja: 1350468
8 -> 8 * 7 = 56
6 -> 6 * 3 = 18
4 -> 4 * 1 = 4
0 -> 0 * 7 = 0
5 -> 5 * 3 = 15
3 -> 3 * 1 = 3
1 -> 1 * 7 = 7
Tulojen yhteissumma (56 + 18 + 4 + 0 + 15 + 3 + 7) on 103. Seuraava täysi kymmen on 110. Tarkistenumero on siis 110 – 103 = 7.
Lopullinen viitenumero on: 13504687
Viitenumerolaskuri helpottaa laskemista
Viitenumeron laskeminen käsin tai laskimella vie aikaa ja sen sijaan kannattaa käyttää viitenumerolaskuria. Lähes jokaisessa laskutuspalvelussa on automaattinen viitenumero generaattori, joten viitenumeroa ei tarvitse murehtia. Jos kuitenkin haluat luoda viitenumeroita itse, tutustu alla oleviin luotettaviin pankkien viitenumerolaskureihin. Jokaista laskuria voi käyttää, vaikka et olisi itse pankin asiakas.
Viitenumeron käyttö kannattaa aina
Viitenumeron käyttäminen on hyödyllistä niin laskun lähettäjälle, kuin vastaanottajalle. Laskuttajan kannattaa lisätä laskuun viitenumero, sillä se säästää aikaa ja rahaa, sekä helpottaa maksun yhdistämistä oikeaan laskuun. Lisäksi pankki usein laskuttaa viitteettömistä maksusuorituksista enemmän, kuin viitenumerollisista.
Mikäli laskun vastaanottaja saa laskun viitenumerolla, sitä kannattaa käyttää maksua tehdessä. Maksaja on velvollinen käyttämään laskussa ilmoitettuja maksutietoja. Jos viitenumeroa ei käytä eikä maksua voida yhdistää oikeaan laskuun ennen eräpäivää, voi asiakas saada maksumuistutuksen.
Lasku ilman viitenumeroa
Mikäli laskussa ei ole viitenumeroa, voi laskun maksaa myös ilman sitä. Kun maksaa laskun ilman viitenumeroa, kannattaa lisätä viestiksi esimerkiksi laskunumero tai muu yksityiskohta, jonka perusteella maksu voidaan kohdistaa oikein.
Moni pienyrittäjä saattaa jättää viitenumeron pois, tehdessään laskut itse käsin. Tänä päivänä laskutuspalvelut ovat kuitenkin jokaisen yrittäjän tavoiteltavissa. Laskutuspalvelu on kannattava vaihtoehto erityisesti, sillä sen avulla voi säästää kirjanpidon kustannuksissa ja saada jo yrityksen alkutaipaleella nostettua palkkaa.