Yritysten välinen laskutus ja perintä
Yritysten välinen laskutus poikkeaa osittain kuluttajien laskutuksesta, mutta pääpiirteet ovat samat: lasku on hyvä lähettää mahdollisimman nopeasti, laskutusprosessin on oltava ajan tasalla ja saatavien seurantaan on syytä panostaa. Tässä blogissa käymme läpi mitä jokaisen yrityksen kannattaa huomioida yritysten välisessä laskutuksessa.
Sisältö:
Mitä laki sanoo yrityksen laskutuksesta
Muista nämä ennen kuin laskutat yritystä
Laskuun tarvittavat tiedot
Miten toimia, jos yritys ei maksa laskua
Mitä laki sanoo yrityksen laskutuksesta
Yrityslaskutus voi vaikuttaa monimutkaiselta, sillä yksiselitteistä laskutuslakia ei ole olemassa. Yritysten välistä laskutusta säätää pääasiassa laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista. Laissa säädetään muun muassa elinkeinoharjoittajien välisen kaupan maksuajoista, viivästyskorosta ja sopimusehdoista. Tämän lain lisäksi yritysten väliseen laskutukseen liittyviä säädöksiä on esimerkiksi verkkolaskulaissa ja perintälaissa.
Muista nämä ennen kuin laskutat yritystä
Niin kuluttajien kuin yritysten laskutusta on hyvä suunnitella jo ennen laskujen lähettämistä, sillä huonosti toteutettu laskutus voi johtaa luottotappioihin ja olla haitaksi yrityksen taloudelle.
1. Rakenna yritykselle luottopolitiikka
Rakenna yritykselle luottopolitiikka, jossa määritellään, kenelle laskulla myydään ja millä ehdoilla. Toimiva luottopolitiikka on tehokasta ennaltaehkäisevää luottoriskien hallintaa, jolla voidaan minimoida yrityksen luottotappiota. Katso mitä huomioida yrityksen luottopolitiikassa.
2. Tarkasta laskutettavan yrityksen luottotiedot
Ennen kuin myyt laskulle, tarkasta vähintään yrityksen luottotiedot. Nämä tiedot kertovat yrityksen maksuhalukkuudesta, maksukyvystä ja yrityksen kyvystä vastata sitoumuksistaan. Maksutapatiedot ja maksuhäiriömerkinnät kertovat kannattaako laskutukseen edes suostua.
3. Harkitse maksuehdot huolellisesti
Laskun maksuehtoja kannattaa punnita huolellisesti, sillä liiketoimintaan sopimattomat tai liian pitkät maksuehdot voivat heikentää yrityksen taloutta. Lain mukaan maksuaika voi olla enintään 30 päivää, jonka saa ylittää vain, jos siitä on sovittu yhteisesti. Maksuehdon valinnassa on tärkeä muistaa talouden ja asiakassuhteiden tasapaino, eikä liian tiukat maksuehdot ole välttämättä hyvä, jos asiakas kokee ne kohtuuttomiksi.
4. Laskun toimitustapa
Yrityksen kannattaa valita omaan toimintaan sopivin laskujen toimitustapa, johon vaikuttaa erityisesti lähetettävien laskujen volyymi. Vaikka yritys päättää lähettää laskut pääasiassa sähköpostitse, kannattaa varautua myös muihin toimitustapoihin ja esimerkiksi lisätä laskutuslisä paperilaskuun. Yrityksen on hyvä huomioida vuonna 2020 voimaan tullut verkkolaskulaki, jonka mukaan yritys on velvoitettu lähettämään lasku verkkolaskuna, asiakkaan näin pyytäessä. Lue lisää verkkolaskutuksesta.
5. Laskujen arkistointi
Olipa laskun toimitustapa mikä hyvänsä, lasku on sisällytettävä kirjanpidon tositteisiin. Kirjanpitoon liittyvää aineistoa on säilytettävä kuusi vuotta, sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 30.5.2020, tosite on säilytettävä 31.12.2026 asti.
Laskuun tarvittavat tiedot
Laskun tekemisessä on huolehdittava, että siihen merkitään kaikki tarvittavat tiedot. Erityisesti arvonlisäverotusta varten tarvittavat tiedot ovat tärkeitä yritysten välisessä kaupassa.
Laskumerkinnät:
- Myyjän, sekä ostajan nimi ja osoite
- Laskun antamispäivä
- Juokseva tunniste, eli laskun numero
- Myyjän y-tunnus
- Ostajan y-tunnus yhteisökaupassa ja käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa
- Palveluiden laajuus ja luonne, sekä tavaroiden määrä ja luonne
- Palveluiden suoritusaika, tavaroiden toimituspäivä tai ennakkomaksun suorituspäivä
- Arvonlisäveron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa
- Hyvitykset ja alennukset mikäli ei huomioitu yksikköhinnassa
- Verokanta tuoterivikohtaisesti ja suoritettavan veron määrä
- Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- Viittaus alkuperäiseen laskuun, mikäli kyseessä on muutoslasku
Näiden lisäksi lasku voi vaatia lisämerkintöjä, joita ovat esimerkiksi:
- Ostajan itse laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”
- Soveltuvien tavaroiden kaupassa merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet”, ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”
- Soveltuvilla toimialoilla merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä-matkatoimistot”
- Merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
Laskumerkintöjä vaikuttaa olevan paljon, mutta hyvä laskutusohjelma hoitaa lähes kaikki näistä automaattisesti. Laskutuksen voi myös ulkoistaa, mikäli yrityksellä ei ole siihen riittäviä resursseja.
Miten toimia, jos yritys ei maksa laskua
Yrityssaatavien laskutuksessa on hyvä varautua ennalta myös tilanteisiin, jossa asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä. Jos yritys ei maksa laskua, voidaan maksumuistutus lähettää välittömästi, sillä yrityssaatavien perintään ei sovelleta samaa 14 päivän sääntöä, kuin kuluttajaperinnässä. Asiakkaalta voi myös tiedustella maksamatonta laskua myös epävirallisesti, mutta maksumuistutuksen lähettämistä ei kannata aikailla tarvittaessa.
Yrityssaatavien perinnässä maksumuistutuksesta voidaan periä 40 euron suuruinen vakiokorvaus ja viivästyskorko. Yritys voi lähettää maksumuistutuksen itse tai perintätoimiston kautta, mutta mikäli asiakas ei tämänkään jälkeen maksa laskuaan, on syytä kääntyä perintätoimiston puoleen.
Perintätoimisto voi käyttää maksamattoman laskun perinnässä trattaa, eli julkisuusuhkaista perintäkeinoa. Nimensä mukaisesti tratan teho perustuu julkisuuden uhkaan, sillä maksamattomasta tratasta ilmoitetaan julkiseen protestilistaan ja tehdään merkintä yrityksen luottotietoihin.
Maksamattomien laskujen kotiuttaminen onnistuu parhaiten, kun perintätoimet aloitetaan mahdollisimman pian. Tämä vuoksi laskuttavalla yrityksellä on hyvä olla luotettava perintäkumppani, joka tarjoaa tehokkaat perintäpalvelut.