Myyntireskontra on tärkeä kirjanpidon väline, joka auttaa yritystä esimerkiksi myynnin raportoinnissa, kirjanpidon hallinnoinnissa ja perinnässä. Hyvä myyntireskontra ja hallinnointiprosessi vähentää manuaalista työtä, sekä pienentää taloushallinnon kokonaiskustannuksia. Tässä artikkelissa avaamme mikä myyntireskontra on, miten se toimii ja miten yritys hyötyy hyvin toimivasta myyntireskontrasta.
Mikä on myyntireskontra?
Myyntireskontra on kirjanpidon työkalu, johon luetteloidaan yrityksen myyntisaatavat, lähetetyt laskut ja laskuille saapuneet maksusuoritukset. Myyntireskontrassa on siis kaikki avoimet erääntymättömät laskut, sekä erääntyneet laskut.
Kun maksusuoritus on kohdistettu myyntireskontrassa oikeaan saatavaan, tapahtumat viedään pääkirjanpitoon. Käytännössä myyntireskontra toimii siis yrityksen osakirjanpitona, jonka avulla sen käyttäjät valvovat, sekä hallinnoivat saatavia ja maksujen suorituksia.
Myyntireskontra toimii myös ALV-laskennan perustana, joka helpottaa yritystä suorittamaan kirjanpidon lakivelvoitteet ja tukee verotusta. Kaikki yrityksen laaditut myyntilaskut muodostavat siis aineistoa myyntireskontraan, jonka vuoksi siihen integroitu laskutusohjelma, sekä muut kirjanpidon automatisoinnin työkalut, minivoivat kirjanpidon virheitä ja vähentää manuaalista työtä.
Miten myyntireskontra toimii?
Laskut ovat yrityksen myyntiä, joka muodostaa myyntireskontraan myyntisaatavan. Tämän jälkeen myyntireskontrassa seurataan maksujen kohdistumista laskuihin, josta maksetut saatavat siirretään pois myyntireskontran avoimista laskuista. Avoimet laskut voivat poistua reskontrasta myös lasku hyvityksenä tai luottotappiona. Yksinkertaisimmillaan myyntireskontran toiminta voidaan selittää seuraavasti:
- Myyntilasku kirjataan saatavaksi yrityksen myyntireskontraan
- Myyntireskontrassa seurataan myyntisaatavan maksuja
- Kirjautuneet maksut kohdistetaan reskontrassa oikeaan saatavaan
- Maksettu lasku kirjataan suoritetuksi ja siirtyy saatavista yrityksen varoiksi
Parhaimmillaan sähköinen myyntireskontra toimii niin, että myyntilaskun luomisen jälkeen järjestelmä tekee automaattisen kirjauksen kirjanpidon myynteihin ja myyntisaamisiin. Järjestelmä myös huomioi arvonlisäveron ja kirjaa tämän omalle tilille. Tämän jälkeen myyntilasku näkyy myyntireskontrassa avoimena saatavana. Kun saatavaan saapuu maksuja pankkitilille, järjestelmä kohdistaa ne avoimeen saatavaan automaattisesti, esimerkiksi viitenumeron avulla. Maksettu lasku kirjataan suoritetuksi ja kirjanpidossa saatavista varoiksi.
Hyvä myyntireskontra:
- Integroitavissa laskutukseen, jolloin luodut myyntilaskut muodostavat aineistoa automaattisesti reskontraan ja yrityksen kirjanpitoon
- Voidaan automatisoida ja yhdistää esimerkiksi yrityksen pankkitilille, jolloin maksut kirjautuvat saatavalle automaattisesti
- Luo tehokkaasti, ellei jopa automaattisesti aineistoa esimerkiksi saatavien siirtämiseksi perintään ja myynnin raportointiin, saatavien tilan seurantaan
- Myyntireskontraa kehitetään ja päivitetään jatkuvasti vastaamaan yrityksen muuttuvia tarpeita
Myyntireskontra ja perintä
Myyntireskontrassa on listattuna kaikki yrityksen avoimet myyntilaskut, joten tarvittaessa maksumuistutuksen ja perintätoimien tekeminen on helpompaa, kun tarvittavat tiedot ovat koottu yhteen.
Muistutus- ja perintätoimenpiteiden onnistumisen kannalta on tärkeää aloittaa toimenpiteet mahdollisimman pian, joten maksunvalvonnan on oltava aktiivista ja tehokasta. Parhaassa tapauksessa myyntireskontra välittää maksumuistutusta vaativien saatavien tiedot automaattisesti maksumuistutuksen lähettämiseksi ja perintään siirtyvät myyntisaatavat perintätoimistolle. Mikäli myyntireskontrasta ei ole mahdollista siirtää laskuja suoraan perintätoimistolle, voidaan saatavat yleensä koota tiedostoon, joka voidaan lähettää sähköpostitse.
Mikäli saatavaa ei perintätoimista huolimatta saada kotiutettua, myyntilasku poistetaan reskontrasta ja siirretään tyypillisesti kirjanpidossa luottotappioksi. Usein tähän tilanteeseen johtaa esimerkiksi velallisen varattomuus tai konkurssi.
Mitä hyötyä on myyntireskontrasta?
Myyntilaskutus on kokonaisuudessaan yritykselle tärkeä prosessi, jonka toimivuus vaikuttaa muun muassa niin yrityksen maksuvalmiuteen, sekä asiakaskokemukseen ja näiden kautta yrityksen koko toimintaan. Ensisijaisesti toimiva myyntireskontra helpottaa maksunvalvontaa, sekä nopeuttaa saatavien kiertoa ja täten auttaa yritystä luottotappioiden minimoimisessa.
- Helpottaa maksunvalvontaa, nopeuttaa saatavien kotiuttamista ja täten vähentää luottotappioita
- Jouheva laskutusprosessi parantaa asiakaskokemusta ja antaa ammattimaisen kuvan yrityksestä
- Hyödyttää myynnin seurantaa ja raportointia
- Toimiva ja mahdollisimman pitkälle automatisoituna myyntireskontra vapauttaa taloushallinnon resursseja
Laskutuksen ja myyntireskontran ulkoistaminen
Laskutus, myyntireskontra, maksunvalvonta ja perintä muodostavat monivaiheisen prosessin, joka vie aikaa ja resursseja. Näitä laskutuksen tehtäviä tai koko laskutusprosessi voidaan ulkoistaa myös saatavienhallintaan keskittyvät yrityksen hoidettavaksi.
Laskutuksen ulkoistaminen asiantuntevalle laskutuskumppanille vapauttaa yrityksen resursseja, nopeuttaa myyntisaatavien kotiuttamista ja vähentää luottotappioriskiä. Saatavienhallintaan erikoistunut yritys pystyy muodostamaan asiakasyritykselle palvelukokonaisuuden, joka palvelee niin yrityksen kuin heidän asiakkaidensa etua.
Lue myös: Kannattaako laskutuksen ulkoistaminen?